第四象限(第四优先)：不急迫也不重要的事。
图1-1优先级象限图换句话说，优先级的四大象限就是：
第一象限是指危机、意外及有时限的事；
第二象限是指现在发生的会影响到未来的事；
第三象限是经常发生的事；
第四象限是每天例行的事。第二象限主要是指：
公司的产品研发与个人的人际关系；
公司的员工训练与个人的公共关系；
公司的策略规划与个人的休闲活动；
公司的CIS与个人的自我成长；
公司的新市场与个人的生涯规划。了解了这一层面之后，还要了解中国式沟通的几个问题。
首先，是面子问题。中国式的人际关系，最重要的是面子问题，要给别人面子，就要多主动关心对方，我们称之为服务。服务顾客不一定是有业务上的需要，而是顾全对方的面子而已。沟通分为正式沟通与非正式沟通，亲自拜访就是面对面的正式沟通，而打电话就是非正式的沟通了。
安排拜访的时间，要考虑交通的因素。交通在时间管理中属于意外事件，也就是难以掌握的，所以，涉及交通的事件都必须设定宽松的时限。如非必要，尽可能地减少难以控制时间的活动，运用电话联络，可以解决许多问题，在第一次拜访时，就可先礼貌告知，以后将通过电话联络。
守时是一种习惯。很多人在第一次不守时之后，发现迟到也没有什么，于是脸皮就会愈来愈厚，甚至觉得自己迟到，才表示自己最忙，而且自己来了之后大家才能开始，岂不是最佳抵达时间？所以，我们一定要给不守时的人一定的惩罚，让他明白迟到是浪费大家的时间，这样他才会逐渐改掉迟到的毛病。如果我们纵容别人迟到，就等于相对减少自己的时间资源，是得不偿失的。
“面子”之外的另一个中国式的沟通问题，就是“人情”。为了“人情”，我们不好意思将心里的抱怨及不满说出来。在这里，我们得学会拒绝的艺术。
为什么要拒绝？因为许多事情，一旦习惯了就成自然，在日常工作中也是一样，许多工作范围不明确的琐事，一旦你做了，以后这些事就成了你的固定工作了。所以，我们必须学会拒绝，推掉一些工作职责之外的事。
要想做到有效沟通，还应该注意以下几点：
避免干扰
我们常因为工作被打扰而烦恼，例如正在接待访客，主管要你去一趟；正在批公文，电话铃声不断；正在开会，有人突然打断会议的进行……对于这样的干扰，要积极避免。因为一件事做了一半被打断了，得花比原来预计还长的时间来处理，所以，我们尽可能地不去打断别人正在进行的事，也尽可能地防止别人干扰自己正在进行的工作。开会时要高挂“会议”的字样，会议室不能有电话干扰，请别人代接电话等都是杜绝干扰的方法。
总经理正在思考年底调薪的问题，望着人事部送来的统计数据，不禁蹙着眉头，心急如焚。已经连续三年亏损，若是再发年终奖金，恐怕年底会有现金周转不开的问题。
正当他一筹莫展的时候，门突然被推开了，张助理摇摇晃晃地走进来，才下午两点半，他就似乎有些酒意，劈头就问：“总经理，听说今年我们不打算调薪，这是怎么搞的，公司的人都快乱了，你知不知道？”
张助理是董事长的远亲，就凭这层关系，他进来从不敲门，也不管有人没人，总是来去自如，更别提他一坐下来就打开话匣子天南地北说个不停了。
碰到这种人，你说怎么办？
解决方法：其实，公司的高层主管，绝对不能采用门户开放政策。员工想要与主管见面，都要经过选择和安排。主管若担心不够亲民爱民，而要体恤员工，大可以采取走动管理及定期会谈两种方式来面对员工，而不是像玻璃缸里的金鱼一样，让大家都知道你在做什么。
客人依约而来，也要在客套寒暄之初就告诉他有多少时间可会谈。生人可以由助理人员先行告知；熟人则由主人当面讲清楚即可，以免闲话比正事还多。当然，聪明的客人更应该先问清楚，或说明所需要的时间。
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