会议避免例行性
参与会议的人会有个习惯，如果每周三开会，则待议的事都会到周二才进行协调或准备。如果是每周必开的例会，可以安排在每周二或周四下午。
会议室不可太过舒适
安逸的环境会延缓会议的进行，尤其不可准备电话、茶点或有扶手靠背的沙发，这样的环境会让人觉得是来休息的，而不是来解决问题的。会议中不可有任何干扰，包括送资料、茶水或接电话都是禁忌。
会议记录应于72小时内送交与会人员
会议记录需经与会人员签字，及主席确定内文无误之后再传交与会人员。每个决议事项都要有完成的时限，因为“时限”代表“实现”。
会议资料及设备需先备妥
常听见有的人走到会议室门口还在问：“今天开什么会？”为了避免这种情况的发生，在会议议程中最好写清楚：讨论的主题是什么，主席报告几分钟，每项议题讨论多长时间。这在标准的国际会议议程中都会明确标明，而一般性的会议往往忽略了这些细节。
简单地说，我认为会议并不是很好的管理方式，而是时间管理和办公效率的一大杀手，如果能不开会就尽量避免，非开不可的会要减少人数、减少时间。将来，移动办公室大行其道，会议都将在网络上进行，这样就会大大提高办公效率了。文件、档案的时间管理
在全面信息化时代尚未到来之时，文件、档案无疑仍是时间管理的一大难题。有些资料我们要先填写，再打印和复印，经过修改后交付上级领导审核，然后分发执行并存档……这一连串的动作，要花费许多时间。因此，除了有关财务及法律凭证的文件资料外，我们并不鼓励保留其他的纸质材料。
档案包括公文、信函、报表、账册、证明、奖状、史料、照片、图样、印刷品等。
凡是要成为档案的材料，必须依照档案管理制度及办法整理保存，否则时间一长，就免不了杂乱无章，愈积愈多，仿佛垃圾一般令人烦恼。
为了让文件、档案不成为累赘，以下的建议可供大家参考：
尽量不用纸张
时间等于空间。能用电子文档取代的表格、公文、报告等，就尽可能地不使用纸张，可以用磁盘等储存。
尽量定期整理
每隔三个月要将办公室大清理一次，以便把平常我们随手一塞的东西翻出来，不要的就扔掉，要保留的就立即归档，这样做至少能把1/5的东西扔掉了。要保持充足空间，不断“汰旧换新”，否则，只会在搜寻资料上浪费时间。
尽量制定标准化的格式
无论书信、公文都应采用最简单的格式，让人填写的东西愈少愈好，审核程序也以不超过三步为宜，以便争取时效。
制定档案时效
一般档案分为永久保存、十年保存、三年保存及一年保存四种。办公室里80%的档案都只保存一年即可。
善用档案管理人才
许多机关单位都会安排新进的人员或即将退休的年长者，担当档案管理工作。这种做法有一个缺点，就是他们可能对组织不够了解，或者把档案管理当成一件打发时间的无聊工作。档案管理非常重要，如果能善用档案管理人才，会使许多工作事半功倍。
采用中央式管理
中央档案系统是指将组织的各种档案交由档案室或资料室统一管理，而非各部门自己管理，这样才能有效率地归类，而非“各人一把号，各吹各的调”。
采用正确分类
如果我们有足够的专业知识，就能够选用正确的分类法，如日期法、地域法、部首法、颜色法。没有专业档案管理经验的人，很可能在一开始就弄得乱七八糟，以后再想改正就不容易了。
善用档案管理工具
例如，名片的保管，到底是用名片盒、名片夹，还是名片簿？如果用档案夹，要用哪一种，用硬壳的还是软式的？用悬吊式的还是滚筒式的？这样都可依情况而定。
注意汰旧换新
这是指要随时更新资料。新的资料来了，就要与旧的对照一下，以确定是否取代旧的资料。但需要考虑：是否要将每份新文件都与旧的对照，是否要将每张名片注明获得的日期及地点，以便收存整理。还有旧的杂志、过期的报纸，不要堆积如山，要尽快处理。
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