在时间管理的运用上，80/20法则说明的是，任何事情的处理，都要找出其关键，也就是何者为“20”。第六，电话时间尽可能缩短在1分35秒内结束，长话短说。
第七，电话的内容不外乎是人、事、时、地、物，重要的数字及地点都要重复说明，例如几月几号、门牌号码、电话号码、几点几分等，必须重复一次，以免记错。
第八，选择比较好的时段通电话，通常是下班前。因为这个时候大家准备收拾书包，没人愿意与你说废话。公事与私事并不一样，用不着闲扯，避免题外话，可以节省时间。
会议的时间管理
“喂！别忘了明天早上9点的会！”相信任何一个上班族听到“开会”这个词都不免皱眉头：“唉！又开会！”
只要有三个人以上，有议程，就可以开会。而且，一开就是一个上午或者一个下午。怪不得中国人常说：“会无好会、宴无好宴。”会议泛滥，只会增加公司成本。行政效率愈高的组织，会议愈少；行政沟通愈不良的组织，会议愈多。
严格地说，只有两种情形之下，需要开会：其一，有重大决议需要传达或重大事件需要宣布时，一般由总经理主持会议；其二，要开展动脑性质的业务或制订企业计划时，由单位或部门主管主持。其他的会议，几乎都是浪费时间的，而时间就是金钱，浪费时间就等于浪费了金钱。
在行政沟通的分类中，“会议”属于平行沟通。平行沟通，顾名思义，是指平等双方之间的沟通，沟通双方平起平坐。可惜，中国式的会议多半请一个“高级领导”当主席，所以会议经常流于“听报告”、“听训”等形式，而没有真正的沟通。这类会议通常是3∶3∶3模式。
何谓3∶3∶3模式？有两种解释：其一，会议前，事情已决定了1/3；会议后再决定1/3；其余的1/3在会上解决。其二，会议开始后的1/3的时间，用来听“主席报告”，此时大家尚在暖场，并未进入状态；中间的1/3时间，叫做“议案讨论”，这时与议题相关的人会很清醒，其他的人则仍不明就里；直到最后1/3的时间，是“议案表决”时间，这时大家才快马加鞭地让“大事化小”、“小事化无”，也就是到了最后那个“1/3”时间，才会有个“虽不满意，但可接受”的结论。了解这类会议的模式之后，我们应该明白：开会时，“时间久”、“人数多”并没有多大的意义，或许“时间愈短”、“人数愈少”反而更能达成共识。至于如何做到有效地管理会议的时间，下列几点可以作为思考的依据。
会议安排在下午比上午好
原因是，上午是黄金时段，需要做比较细致的工作。会议本来就是一种低效率的管理行为，所以，千万不要在高效率时段做低效率的事，这是种极大的浪费。每周一的下午及周五的下午是管理的黑暗期，不适合作任何决定，最好也不要用来开会，避免“议而不决，决而不行”。
会议时间以60至90分钟最为恰当
重要会议不要超过90分钟；一般会议不要超过60分钟。
采用分点而非整点开会
时间有递延效果，例如，早上9：00开会，一般会开到12：00，10：00开会，一般也会开到12：00。因此，我们若从9：45开到11：00，或从15：30到16：30，那么会前、会后就有更多时间进行准备和沟通。
与会者要面对大门
与会者面对大门，会使迟到的人心生恐惧而减少迟到。迟到的人永远有迟到的习惯，不是因为特殊的原因。如果能避免迟到，会议就能避免常常中断，也可以节省时间。
会议的人数愈少愈好
不要因为这件事与某人只有一点点相关，就找他来开会，只要会后把结果告诉这个人就行了。
尽可能采用电话会议或电视会议
现在许多的企事业单位都会邀请外部的人参加会议，但如果用电视会议系统，可以减少很多差旅、招待费用。
会议主席需经过议事议程训练
许多会议主席本身就不知道如何主持会议。主席的职责是确保议事议程顺利进行，以及时间控制得当，而不是来训话或是做裁判的，否则，何必开会？只要主席指示即可，不必浪费大家的时间。
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