第16节:引子二(3)

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接下来这些经常遇见的问题,就可能是中层主管工作的要点,包括:
第一,确立书面的工作目标。
以往的工作习惯可能是“想”目标,现在无论如何要练习“写下”目标。而且,目标要具体且可以衡量,要有时限,才能实现。
第二,编排工作的优先级。
许多事情常会在同一时间内发生。例如,正在开会,顾客来找你,老板在叫你;一边接电话,一边批公文。当许多事件同一时间来临时,排定优先级是首要的。
第三,巅峰效率的维持。
所谓巅峰效率,系指具有3C经验的感觉:第一个C是Commitment,有毅力地执行;第二个C是Confidence,有信心地完成;第三个C是Control,有秩序地控制。经常保持这种效率而不低落,就能加速完成既定的任务。
第四,尽量保留思考的时间。
想了以后再做,这似乎是一种理想,但是要保持每天有7%的时间“思考”,并不是很容易养成的习惯。这必须靠固定时间来实现,也就是每天有半小时全然不被打扰,也许在上下班途中,也许是午休时间。
第五,时间排程需保持弹性。
许多人按照日历簿设置排好了行程,密密麻麻地填满所有的时间段,自以为这样的时间规划很有规律。但是这也是一般人最容易犯错的地方,因为日程太满,没有转圜的余地就不能应付意外事件或紧急任务。因此,安排日程一定要有较多的弹性,如果非自主事件过多,就不要再勉强**自主**务,以免时间太紧,仓促之中作出的决定,很可能是错误的。
第六,充分授权给部属。
如果学不会合理授权,将无法晋升为高层主管。授权并不是把任务分散到不可靠的或没有经验的人身上,那是给自己找麻烦。授权之前,中层主管当然要花时间在选才和育才上面。授权要找对的人,做对的事。
第七,充分沟通的决策模式。
作为中层主管,作决定必须要更为快速正确,因此作决策前要充分与部属沟通。只有经过充分的沟通,才能保证决策的正确。

第八,空余时间要有事可做。
每个“忙人”都会觉得自己是天下最忙的,其实再忙也有空闲时间,即零碎时间,这些空闲时间加起来还真不少。例如,等人、等开会、等车、等开机、等影印、等老板决定……关键在于我们是否能化零为整,充分利用“等”的时间。
经过采购科门口,副总一眼就看到小李又在桌子后面跷着腿看报,他不禁怒从中来,冲进去指着小李说:“李科长,我看你的工作太清闲了点,请你到我办公室来谈谈。”
小李红着脸,垂头丧气地走进副总的房间。副总一看到他,二话不说就拍着桌子,指着小李说:“我注意你好久了,每天你除了看报还是看报,我花钱请你来,不是叫你来看报的!”
骂了半天,小李才有机会回他一句:“报告副总,我是在等人。”
原来,小李负责的招标活动是每天上午11点左右才进行,这些厂商们忙着标单准备工作,总是到最后一分钟才能到齐。小李在等他们一个个来的时候,既不能批公文也不能谈公事,怕漏了秘密,只好看看报纸,恰巧副总每次经过,都正好是这个时候,小李只有自认倒霉了。
解决方法:在时间管理上,灵活运用这些“零碎时间”非常重要。有人在抽屉里放一本英文词典,一有空就打开背单词;有人在手边放一本杂志或书,以便可以随时翻阅。如此在等的时间就有事可做,而不觉得浪费。
在办公室看报纸是很正常的事,只是没有主管喜欢员工在上班时看报纸。所以,下班以后或午休时间翻一下就可以了。等候客人的时候,大可以抄写一些报告或回复几封不太重要的信函。而且,只要会议时间一到,就进入招标室,关上门开会,久而久之,大家都知道你过时不候,就不敢老是迟到。
有些“等候”是因为工作伙伴不配合或环境、设备不够完善造成的。若是为了要传真、复印、打电话而要排队等候的话,公司就应该花钱购买更先进的设备。
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